DICAS DE GESTÃO DE UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA
DICAS DE GESTÃO DE UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA
Não sou um especialista, de forma que as dicas a seguir são resultado da experiência prática, de erros e acertos cometidos ao longo do tempo.
Por evidente que outras dicas podem ser acrescentadas e algumas modificadas e até excluídas.
Mas, com todos os méritos e riscos, vamos lá.
1. PREPARE-SE PARA ADMINISTRAR SEU ESCRITÓRIO AINDA NA FACULDADE: Não conheço nenhuma faculdade de Direito que se preocupe com o assunto. A literatura a respeito de administração de escritórios de advocacia é quase zero. Talvez os advogados achem que, como “sabem tudo” de Direito também sabem tudo de administração e aí resida a causa de tanto escritório fechado ou andando muito mal. Mas, você que deseja sinceramente ser um empreendedor na área jurídica, deve estar à frente dos demais e pensar nisso, com seriedade.
2. ORGANIZE SEU ESCRITÓRIO COMO UMA EMPRESA: Ou você organiza seu escritório como uma empresa ou estará fadado a ser sempre um nada. Daí, comece com cursos de qualificação, palestras e encontros com técnicos do Sebrae e outros órgãos sérios que estejam tecnicamente preparados para passar informações valiosíssimas acerca de que, ao prestar um serviço com natureza econômica, você é uma empresa, e como tal deve gerir o seu negócio.
3. ADMINISTRE PROFISSIONALMENTE SEU ESCRITÓRIO: Entregue as tarefas típicas de administração, tais como procurações, contratos, emissão de boletos ou recebimento de valores através de cartão de crédito, emissão de notas fiscais e recibos, relações com bancos, cobranças de clientes, pagamentos de despesas, controle de agenda, notas de expediente, etc., a uma pessoa experiente na área, de confiança e que preste contas permanentemente aos sócios. O ideal é contar com um administrador profissional ou, na pior das hipóteses, com um advogado sócio que possua experiência séria e responsável de administração de bens, serviços, valores e pessoas.
4. MANTENHA CONTA-CORRENTE SEPARADA: Abra uma conta bancária corrente para as despesas diárias e recebimentos diversos, separada da conta bancária particular dos sócios, com controle rígido de retiradas, proibindo-se qualquer movimento para atendimento de interesses particulares dos sócios. Mantenha no escritório apenas o essencial para pequenas despesas diárias e não aceite como natural retiradas sem controle e sem devolução.
5. MANTENHA UM FUNDO DE RESERVA: Mantenha uma conta bancária (pode ser poupança) que pode ser chamada “fundo de reserva” para investimentos e despesas extraordinárias, vigiada para crescer mais nos meses ruins e servir de apoio financeiro. Não precisa ser uma fortuna, mas dá à empresa tranquilidade para os maus momentos, que eles existem, assim como em qualquer outra atividade econômica. Sugiro não menos de cinco por cento do resultado líquido nos meses bons e dez por cento nos meses ruins.
6. CONTROLE ELETRONICAMENTE CLIENTES E PROCESSOS: O controle dos clientes, processos, intimações, prazos, pagamentos e recebimentos não deve ser feito apenas manualmente, ou seja, aquele sistema ultrapassado em que cada cliente tem uma pasta física e ali guardadas as petições e anotados os pagamentos. Assine um sistema digital de gestão de clientes, pagamentos e processos, que centralize para todos os sócios as informações necessárias ao bom andamento dos processos, além de gestão financeira e fluxo de caixa.
7. DISTRIBUA IGUALITARIAMENTE OS LUCROS: A distribuição de lucros em percentuais diferentes, conforme maior seja a experiência do sócio parece justa, mas emperra o crescimento do interesse dos mais jovens, que veem no sistema uma eternização da inferioridade de ganhos. Os mais experientes, mesmo recebendo o mesmo percentual, tem mais responsabilidade que os menos experientes. Num movimento que reconhecemos difícil para os mais experientes, ajuste os percentuais em índices iguais para todos, e você verá aumentar a dedicação dos menos experientes e, em consequência, o resultado financeiro para todos. Ou seja, a perda inicial dos mais experientes transforma-se em ganho real para todos, no médio prazo.
8. FIXE PRO-LABORE PARA OS SÓCIOS: Não cometa o erro de dividir todo o saldo de recursos financeiros entre os sócios ao fim de cada mês. Faça um acordo justo e fixe um valor que seja suficiente para a manutenção dos sócios por mês e o saldo deposite em conta bancária em nome da empresa. Ao final do semestre ou ano, dependendo do acordo entre os sócios, esse valor pode ser utilizado para investimentos na empresa como reformas, compra de equipamentos e até pagamento de contas, ou, sendo possível, dividido entre os sócios. Afinal, o valor depositado em conta da empresa é dos sócios que, de uma forma ou de outra, serão beneficiados com seu próprio trabalho. Pense antes na empresa e somente depois em você mesmo.
9. NÃO CONFUNDA A EMPRESA COM A FAMÍLIA: No caso de todos os sócios serem da família, lute diariamente para separar problemas da empresa dos problemas familiares. Fale o tempo todo que não haverá crescimento pessoal se os sócios descuidarem do crescimento da empresa. Exijam uns dos outros, comprometimento com a qualidade do atendimento aos clientes e com o resultado do trabalho, lembrando sempre que a relação pessoal não é indiferente, mas não pode determinar o comportamento do sócio em relação à empresa. Mesmo que todos sejam sócios, e até mesmo em razão disso, exijam um dos outros que haja cumprimento de horário, respeito mútuo, comunicação eficiente e consciência que o problema de um é o problema de todos.
10. REALIZE REUNIÕES PRODUTIVAS: Realize reuniões quinzenais ou mensais, em que se discuta ideias de crescimento, melhorias nas instalações, brigas em benefício da empresa, cobrança de resultados, exame de processos em andamento e busca de eventuais equívocos na condução dos mesmos. Não transforme as reuniões em um tribunal de acusações mútuas, mas em um espaço respeitoso de identificação de problemas e busca honesta de soluções. Se você quer concorrentes em vez de sócios, saia da sociedade e abra outro escritório.
11. ENCARE O ESCRITÓRIO COMO UM NEGÓCIO: Mesmo que a ideia seja defender direitos dos clientes e fazer Justiça, o mote da empresa é obter lucros lícitos, de forma que você deve pensar o tempo todo na relação custo benefício de um processo antes de envolver-se nele. Não há impedimento que você assuma serviços gratuitos, mas isso deve ser muito limitado. Afinal, a empresa não é uma instituição de caridade. Não tenha vergonha de ganhar dinheiro licitamente.
12. APROVEITE AS RELAÇÕES DE FAMÍLIA EM BENEFÍCIO DA EMPRESA: Um negócio de família pode ser vítima exatamente do fato de ser família, mas esse pode ser um diferencial positivo. As desavenças devem ser resultado de interesse honesto e sincero de crescimento de todos, de forma que não há impedimento de discussões profissionais num momento seguidos de pedidos honestos de desculpas pelos excessos, que podem ser temperados com beijos e abraços, exatamente porque vocês se amam e se respeitam. O interesse de um deve ser o interesse de outro.
13. DIVIDA TAREFAS E CONTROLE SUA EXECUÇÃO: A divisão exata e controlada das tarefas entre os advogados do escritório é uma necessidade absoluta, pois onde todo mundo cuida, ninguém cuida. Quem assume determinada tarefa deve estar disposto a ser cobrado e prestar contas. Dê a cada um a tarefa para a qual ele está preparado e sinta prazer em executá-la. Eventualmente, fazemos o que não gostamos, mas isso não pode ser uma realidade permanente.
14. TRATE OS AUXILIARES COM RESPEITO: Trate os auxiliares de maneira respeitosa, integrando-o nas decisões jurídicas, convidando-os a participar de encontros com o cliente e audiências judiciais, para que se sinta parte da empresa. Pense que o crescimento da empresa também depende deles, mesmo que sejam temporários. O bom auxiliar de hoje, como os estagiários, pode ser o sócio de amanhã. Isso não significa que você deva permitir o acesso dos auxiliares aos dados financeiros ou projetos de crescimento da empresa, mas convide-os para as reuniões jurídicas, em que se discute estratégias de atuação em processos a ajuizar ou ajuizados.
15. NÃO PERCA PRAZOS PROCESSUAIS, NUNCA: O processo é uma sequência de passos, todos orientados por prazos legais que não podem ser perdidos, sob hipótese alguma. O processo é, ainda, um conjunto de possibilidades, nunca uma certeza, de forma que é aceitável, mesmo que não desejável, a perda da causa. Perder prazo para manifestação ou recurso é puro relaxamento, desorganização ou desinteresse, e isso é inaceitável.
15. NUNCA PROMETA RESULTADOS: Prometer resultados ao cliente não está entre as formas honestas de advogar. É preferível perder um cliente do que conquistá-lo com promessas que talvez não tenhamos condições de cumprir no futuro. Prometa trabalhar duro na busca de um resultado, lembrando que o campo em que se ganha é o mesmo em que se perde. O contrato de honorários é um contrato de meios, não de resultados.
16. FAÇA CONTRATOS DE HONORÁRIOS SEMPRE POR ESCRITO: Não importa a relação de amizade que você tenha com seu cliente, faça sempre contrato de honorários por escrito. Ao longo do processo podem surgir pontos de atritos entre seu cliente e você e isso importar, inclusive, em quebra da relação de prestação de serviços. Contrato escrito é direito do cliente e garantia para você e para ele, além de ser um título executivo para discussão em juízo.
17. FIXE HONORÁRIOS REALISTAS: Lembre-se que um processo é, quase sempre, um evento de longa duração, de forma que os honorários devem ser justos para ambas as partes. A possibilidade de perder o cliente para outro profissional não deve assustá-lo, porque sua fama de advogado barato corre muito mais rápido do que a sua fama de bom advogado. Assim, cobre honorários justos e não comece um serviço sem o adiantamento de pelo menos cinquenta por cento do valor.
18. NÃO PARE DE AVANÇAR: Uma empresa não é apenas uma ideia, um desejo, uma vontade, mas muito trabalho, dedicação e organização. A modernização dos métodos de trabalho, de forma a se obter o melhor resultado com o menor custo financeiro e de tempo é primordial. Assim, tenha equipamentos modernos e funcionais, gaste mais em ferramentas de trabalho e menos em ostentação de instalações, sem prejuízo delas serem limpas, arejadas e aconchegantes.
19. RECEBA SEUS CLIENTES COM CARINHO: Não importa quanto o cliente paga, ou até quando não paga, todos devem ser tratados com a mesma atenção e carinho. Dirija-se a ele sempre pelo nome. Levante e saia de trás de sua mesa, aperte sua mão, ofereça-lhe água e café e convide-o, gentilmente, a sentar. Ouça-o sem pressa, ofereça-lhe a opção de solução menos estressante, mais rápida e mais barata. Ele não está, como você, interessado no processo, mas na solução do problema. O processo é uma opção, mas não pode ser a única. Na saída, acompanhe-o pessoalmente até a porta, abra-a e deseje-lhe boa semana.
20. NUNCA SONEGUE INFORMAÇÕES ACERCA DO PROCESSO: Nunca imagine que não adianta informar o cliente porque ele não vai entender. Ele sabe reconhecer seu esforço honesto em explicar quantas vezes for necessário um sistema jurídico confuso como o nosso e ficará agradecido. Mantenha-o permanentemente informado sobre o andamento do processo por telefonemas, e-mails, Watsapp, Facebook, pessoalmente, por carta. Não esconda os maus resultados, sempre chamando a atenção que perder um processo ou ter negado um pedido faz parte do jogo processual. O que não faz parte do jogo processual é mentir ou omitir os riscos do processo.
21. ASSUMA SEUS ERROS: Todos gostam de comemorar suas vitórias, mas às vezes é necessário encarar os erros cometidos e admiti-los ao cliente, como forma de purgar o pecado. Não se considere infalível, use seus erros e falhas como instrumento para consertos e construção de uma carreira honesta. Chorar um pouco, de vez em quando, ajuda a limpar os canais lacrimais e nos engrandece como pessoas, que é o que somos antes de ser profissionais.
CONCLUSÃO: Não sei se você vai ficar rico seguindo esses conselhos, mas tenho certeza que seu escritório e você serão respeitados. Parece pouco, mas nesse mundo de enganadores em que vivemos, é tudo.
Por outro lado, se você cair, conservará sua honra e sua dignidade, pois caiu lutando.
